S.I.Me.Ge.N

ALLEGATO 3.5

Privacy Policy sito https://www.simegen.org

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), in relazione ai dati personali da Lei conferiti la informiamo di quanto segue:

  1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è S.I.Me.Ge.N. – Società Italiana di Medicina di Genere nelle Neuroscienze (S.I.M.e.G.e.N.), con sede in Via Papa Sergio I n. 12 – 90142 Palermo. E-mail: info@simegen.org.

  1. Finalità e basi giuridiche del trattamento

    1. Dati di navigazione

Durante la consultazione del sito, i sistemi informatici acquisiscono alcuni dati tecnici necessari al suo funzionamento, quali indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, orario della richiesta e pagine visitate.

Questi dati sono trattati per consentire la navigazione, garantire la sicurezza del sito, prevenire utilizzi illeciti e ottenere informazioni statistiche aggregate sul suo funzionamento.

La base giuridica è costituita dal legittimo interesse di S.I.Me.Ge.N. a garantire il corretto funzionamento e la sicurezza del sito.

I dati di navigazione e i log tecnici sono conservati, di norma, per un periodo massimo di 30 giorni dalla raccolta. Possono essere conservati più a lungo qualora ciò sia necessario per accertare eventuali illeciti, garantire la sicurezza dei sistemi, adempiere a richieste dell’autorità competente o tutelare i diritti di S.I.Me.Ge.N., fino alla conclusione delle relative attività.

    1. Richieste di informazioni

Quando l’utente utilizza il modulo di contatto, S.I.Me.Ge.N. tratta i dati inseriti, quali nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e contenuto della richiesta, al solo scopo di fornire le informazioni richieste e gestire le successive comunicazioni.

La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Il conferimento dei dati è facoltativo, ma il mancato conferimento comporta l’impossibilità di fornire riscontro alla richiesta.

I dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione della richiesta e, successivamente, per il periodo eventualmente necessario alla tutela dei diritti del Titolare.

    1. Registrazione come socio e gestione del rapporto associativo

Quando l’utente presenta la domanda di iscrizione come socio, i dati personali sono trattati da S.I.Me.Ge.N. per: esaminare la domanda di ammissione; verificare la presenza dei requisiti previsti dallo Statuto; gestire l’iscrizione e l’aggiornamento dell’elenco dei soci; riscuotere e registrare le quote associative; convocare le assemblee; consentire l’esercizio dei diritti e l’adempimento degli obblighi del socio; gestire la partecipazione a commissioni, gruppi di studio e organi associativi; erogare servizi e iniziative riservati ai soci; rispondere alle richieste del socio.

La base giuridica è l’esecuzione della richiesta di adesione e del rapporto associativo, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Il conferimento dei dati necessari all’esame della domanda di ammissione e alla gestione del rapporto associativo è obbligatorio. Il mancato conferimento impedisce di valutare la domanda o di gestire correttamente il rapporto con il socio.

I dati personali acquisiti per questa finalità saranno trattati:

  • per tutta la durata del rapporto associativo;

  • dopo la cessazione del rapporto, per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi di legge e alla tutela dei diritti della Società, di norma non superiore a dieci anni;

  • per le domande di adesione non accolte, per un periodo massimo di 12 mesi, salvo eventuali contestazioni o esigenze di tutela.

    1. Gestione dell’Area riservata e gestione dell’account

Per consentire ai soci di accedere all’area riservata del sito, S.I.Me.Ge.N. tratta i dati identificativi e di contatto, il nome utente, le credenziali di autenticazione conservate in forma protetta e le informazioni relative allo stato e all’utilizzo dell’account.

Il trattamento è effettuato per creare e gestire l’account, identificare l’utente, consentire l’accesso ai contenuti e ai servizi riservati ai soci, fornire assistenza e gestire il recupero delle credenziali. La base giuridica è l’esecuzione del rapporto associativo, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Sono inoltre trattati i log di accesso, quali data e ora dell’accesso, indirizzo IP, esito del tentativo di autenticazione e operazioni rilevanti effettuate nell’area riservata, per garantire la sicurezza del servizio, prevenire accessi abusivi e individuare eventuali anomalie. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla protezione dei propri sistemi e dei dati trattati, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

I dati dell’account sono conservati per tutta la durata del rapporto associativo e successivamente per il tempo necessario alla sua chiusura. I log di accesso sono conservati, di norma, per un periodo massimo di 30 giorni, salvo la necessità di conservarli più a lungo per accertare eventuali illeciti, rispondere a richieste dell’autorità competente o tutelare i diritti di S.I.Me.Ge.N.

    1. Partecipazione a eventi e attività formative

I dati personali del socio possono essere trattati per: gestire l’iscrizione e la partecipazione a congressi, convegni, corsi, seminari e altre iniziative organizzate o promosse da S.I.Me.Ge.N.; inviare comunicazioni organizzative relative all’evento; predisporre gli elenchi dei partecipanti; verificare e registrare la presenza; rilasciare attestati di partecipazione; gestire eventuali crediti formativi e i relativi adempimenti; gestire gli aspetti amministrativi e contabili connessi alla partecipazione.

La base giuridica è l’esecuzione del rapporto associativo e delle misure adottate su richiesta del socio per consentirne la partecipazione, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Quando il trattamento è necessario per adempiere a obblighi normativi connessi alle attività formative o al rilascio di crediti, la base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

Il conferimento dei dati necessari per l’iscrizione agli eventi è obbligatorio ai fini della partecipazione e dell’eventuale rilascio di attestati o crediti formativi.

I dati personali acquisiti per questa finalità saranno trattati:

  • per la partecipazione agli eventi, per il tempo necessario alla loro organizzazione e gestione e, successivamente, per i periodi previsti dagli obblighi amministrativi, contabili o formativi applicabili;

  • per i dati necessari a documentare il rilascio di attestati o crediti formativi, per il periodo richiesto dalla normativa di riferimento.

Fotografie e riprese durante gli eventi: In occasione di congressi, convegni, corsi e altre iniziative organizzate o promosse da S.I.Me.Ge.N. potranno essere realizzate fotografie e riprese audiovisive. Prima o al momento dell’iscrizione all’evento sarà resa una specifica informativa contenente le finalità delle riprese, le modalità e i canali di pubblicazione, i tempi di conservazione e le modalità attraverso le quali il partecipante potrà manifestare le proprie preferenze. Ove necessario, sarà richiesto uno specifico consenso, distinto dalla presente informativa e riferito all’evento interessato.

    1. Adempimenti amministrativi, contabili, fiscali e di legge

I dati personali sono trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa civilistica, fiscale, contabile e associativa, nonché per rispondere alle richieste delle autorità competenti.

La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetta S.I.Me.Ge.N., ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

I dati e i documenti amministrativi, contabili e fiscali saranno conservati per dieci anni dalla relativa registrazione o dalla conclusione del rapporto cui si riferiscono, salvo l’ulteriore conservazione necessaria in caso di controlli, accertamenti o controversie, fino alla loro definitiva conclusione.

    1. Comunicazioni necessarie alla gestione del rapporto associativo

I recapiti del socio sono utilizzati per inviare convocazioni, avvisi relativi alle quote associative, comunicazioni statutarie e altre informazioni necessarie all’esercizio dei diritti e all’adempimento degli obblighi derivanti dal rapporto associativo.

Tali comunicazioni non richiedono il consenso, in quanto necessarie alla gestione del rapporto associativo, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

I dati personali acquisiti per questa finalità saranno trattati per tutta la durata del rapporto associativo;

    1. Invio di newsletter e comunicazioni informative

Con il consenso facoltativo del socio, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR, S.I.Me.Ge.N., potrà utilizzare l’indirizzo e-mail fornito per inviare newsletter e comunicazioni riguardanti: eventi, congressi, corsi e iniziative formative; attività scientifiche e divulgative; pubblicazioni, studi e aggiornamenti nel settore della medicina di genere e delle neuroscienze; progetti, collaborazioni e altre iniziative promosse o partecipate da S.I.Me.Ge.N.

Il mancato consenso non impedisce l’ammissione alla Società, la partecipazione alle attività associative o la fruizione dei servizi riservati ai soci.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento utilizzando il collegamento di cancellazione presente nelle comunicazioni ricevute oppure scrivendo a info@simegen.org.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della stessa.

I dati personali acquisiti per questa finalità saranno trattati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione.

I dati necessari a dimostrare l’acquisizione o la revoca del consenso potranno essere conservati per il periodo necessario alla tutela dei diritti del Titolare.

    1. Tutela dei diritti e sicurezza

I dati personali possono essere trattati per prevenire abusi o frodi, garantire la sicurezza del sito e dei sistemi informatici, verificare eventuali anomalie o utilizzi illeciti e accertare, esercitare o difendere un diritto di S.I.Me.Ge.N. in sede giudiziaria o stragiudiziale.

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla protezione dei propri sistemi, delle proprie attività e dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Il trattamento sarà effettuato nei limiti di quanto strettamente necessario e nel rispetto dei diritti e delle libertà degli interessati.

I dati saranno conservati per il tempo necessario alla gestione e alla risoluzione dell’evento e, in caso di controversia, per tutta la sua durata e fino alla scadenza dei termini per l’esercizio di ulteriori azioni o impugnazioni.

  1. Modalità del trattamento

Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei e informatici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza previsti dal GDPR.

S.I.Me.Ge.N. adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da perdita, distruzione, modifica, accesso o divulgazione non autorizzati.

  1. Soggetti che possono trattare o ricevere i dati

Soggetti autorizzati al trattamento. I dati possono essere trattati dai componenti degli organi associativi, dal personale e dai collaboratori di S.I.Me.Ge.N., nei limiti delle rispettive funzioni e sulla base di specifiche autorizzazioni e istruzioni.

Responsabili del trattamento. I dati possono essere trattati, per conto di S.I.Me.Ge.N., da soggetti esterni quali: consulenti amministrativi e fiscali incaricati della gestione della contabilità, delle quote associative e dei relativi adempimenti; fornitori di servizi informatici, hosting, posta elettronica e gestione del sito; fornitori delle piattaforme utilizzate per l’invio delle newsletter; soggetti incaricati dell’organizzazione di attività associative, scientifiche e formative; fornitori delle piattaforme utilizzate per le iscrizioni, i webinar e le videoconferenze; altri fornitori che trattino dati personali per conto della Società. Tali soggetti sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Altri destinatari dei dati. I dati possono inoltre essere comunicati, nei limiti necessari, a: avvocati e altri professionisti che, in relazione allo specifico incarico, operino in qualità di autonomi titolari del trattamento; istituti bancari e fornitori di servizi di pagamento; enti di formazione, accreditamento o certificazione, quando la comunicazione sia necessaria per la gestione delle attività formative o dei crediti; enti pubblici, autorità giudiziarie, organismi di vigilanza e altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge; altri soggetti, pubblici o privati, quando la comunicazione sia necessaria per adempiere a obblighi normativi o tutelare i diritti di S.I.Me.Ge.N.

Infine, i suoi dati potranno essere comunicati a soggetti terzi (ad esempio PayPal o ai circuiti di pagamento elettronico) che agiscono in qualità di autonomi titolari per la gestione dei pagamenti.

  1. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio economico europeo

Qualora l’utilizzo di servizi informatici, piattaforme digitali o fornitori di newsletter comporti il trasferimento dei dati verso Paesi non appartenenti allo Spazio economico europeo, il trasferimento sarà effettuato nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o mediante le altre garanzie previste dalla normativa applicabile.

  1. Cookie

Il sito può utilizzare cookie tecnici necessari al funzionamento e alla navigazione. Questi cookie non richiedono il consenso dell’utente.

Eventuali cookie analitici non equiparabili a quelli tecnici, cookie di profilazione o altri strumenti di tracciamento non necessari saranno installati esclusivamente dopo l’acquisizione del consenso attraverso l’apposito banner.

Informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, sulle relative finalità, sulla durata e sulle modalità di modifica delle preferenze sono disponibili nella Cookie Policy del sito.

  1. Diritti dell’interessato

Il socio può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR e, in particolare, chiedere: l’accesso ai propri dati personali; la rettifica o l’aggiornamento dei dati; la cancellazione dei dati, nei casi previsti; la limitazione del trattamento; la portabilità dei dati, ove applicabile; di opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse; la revoca del consenso in qualsiasi momento.

Le richieste possono essere inviate a info@simegen.org.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito www.garanteprivacy.it

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